Informacja publiczna: nie trzeba ujawniać, kto pisał do urzędu gminy

Autor wniosku do urzędu miejskiego domagał się udostępnienia pełnej kopii rejestru korespondencji, przychodzącej do urzędu od 1 stycznia do 15 czerwca 2018 r. Burmistrz miasta odmówił, gdyż rejestr, zawierający dane osób fizycznych oraz informacje, będące tajemnicą przedsiębiorcy, musiałby zostać przetworzony. Uzyskanie przetworzonej informacji wymaga wykazania, iż jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Czytaj także: Informacja publiczna: jak dokonać anonimizacji

Decyzję burmistrza uchyliło samorządowe kolegium odwoławcze. W opinii kolegium, burmistrz powinien udostępnić rejestr korespondencji, ale z anonimizacją, czyli po usunięciu danych, pozwalających na identyfikację określonego kręgu osób. Jednocześnie orzekło, że anonimizacja, polegająca na wykreśleniu z treści dokumentu różnych elementów, nie jest przetworzeniem informacji publicznej.

Pisma od przedsiębiorców

W wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy, burmistrz przesłał wnioskodawcy informację o wyodrębnionych z rejestru pozycjach, dotyczących korespondencji, kierowanej przez instytucje publiczne, po dokonanej anonimizacji. Odmówił natomiast udostępnienia rejestru korespondencji od osób fizycznych oraz od przedsiębiorców.

Cały rejestr, obejmujący okres od 1 stycznia 2018 r. do 15 czerwca 2018 r., liczył bowiem aż 7.332 pozycje. Zawierał takie m.in. dane, jak nazwa instytucji publicznej czy przedsiębiorcy, imię, nazwisko i adres osoby kierującej pismo, informację, jakiej sprawy dotyczy. Chcąc dokonać anonimizacji, należałoby każdą z pozycji rozpatrywać indywidualnie - uważał burmistrz. W części rejestru, dotyczącej korespondencji od przedsiębiorców, trzeba rozstrzygnąć, czy dana sprawa ma charakter publiczny, czy prywatny. A także zbadać, czy dane przedsiębiorcy, wpisane do rejestru, nie są danymi prywatnymi, i zweryfikować je na podstawie systemów ewidencji gospodarczej bądź Krajowego Rejestru Sądowego.

Te dane należy zestawić i opracować. Zdaniem burmistrza, mamy więc niewątpliwie do czynienia z informacją przetworzoną, która wymaga wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego. Wnioskodawca go nie wykazał. I ponownie odwołał się do kolegium. Jego zdaniem, burmistrz błędnie przyjął, że realizacja wniosku wymaga przetworzenia informacji publicznej, jaką jest rejestr korespondencji. Weryfikacja danych znajdujących się w rejestrze, wybór tych, które powinny być ujawnione, a które zanonimizowane, jest standardowym etapem anonimizacji. A sama anonimizacja nie jest przetworzeniem informacji.

Burmistrz wygrał

Tym razem kolegium zgodziło się z burmistrzem, wobec czego wnioskodawca zaskarżył decyzję SKO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie. W skardze przekonywał. że nie sposób potraktować żądanej informacji jako informacji przetworzonej z uwagi jedynie na konieczność sięgnięcia do posiadanej dokumentacji i dokonania anonimizacji danych. Czasochłonność oraz trudności organizacyjno-techniczne nie mogą zwalniać zobowiązanego podmiotu z obowiązku udostępnienia informacji publicznej - twierdził.

Burmistrz mocno zresztą przesadził, gdyż nie przedstawił żadnego racjonalnego uzasadnienia dla konieczności sporządzania analiz, sięgania do innych danych i ich weryfikacji, co wymaga olbrzymiego nakładu pracy. Dane przedsiębiorców są dostępne publicznie, i nie ma żadnej podstawy, by je utajniać. Sama anonimizacja sprowadza się do usunięcia adresów osób prywatnych, a dzięki rejestrowi, prowadzonemu w wersji elektronicznej, trwa najwyżej kilka minut. Jest to zatem suma informacji prostych, nie wymagająca wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego .

WSA stwierdził, że realizacja wniosku skarżącego oznaczałaby konieczność analizy każdej pozycji rejestru korespondencji i opracowania specjalnego zbioru danych, podlegających udostępnieniu. Nie byłaby to jednak suma informacji prostych. Informacją przetworzoną może być bowiem także informacja, przygotowana specjalnie dla wnioskodawcy, wymagająca znacznego czasu i zaangażowania pracowników. Zależy to też od wysokości nakładów, jakie musi ponieść adresat wniosku, czasochłonności, konieczności zanonimizowania wielu dokumentów, liczby pracowników, którzy musieliby przygotować żądaną dokumentację kosztem pozostałych obowiązków służbowych.

Sąd zgodził się więc z burmistrzem, że żądana informacja jest informacją przetworzoną, wymagającą przeanalizowania pod kątem ograniczeń, wynikających z art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej i usunięcia poprzez anonimizację danych chronionych prawem. Jej udostępnienie wymaga więc wykazania przez wnioskodawcę szczególnie istotnego interesu publicznego – orzekł WSA, oddalając skargę.

Sygnatura akt: II SA/ Ol 871/18