Magdalena Wątroba, Maciej Wiśniewski: Digitalizacja postępowań sądowych. Przyszłość jest dziś?

Czy już niedługo nocne wyprawy do najdłużej otwartej placówki pocztowej w mieście będą tylko niezbyt przyjemnym wspomnieniem pełnomocników zmagających się z czasem w ostatnim dniu terminu sądowego? Może nie nastąpi to od razu, ale długofalowo jest to realne.

Instytucja Portalu Sądowego dla profesjonalnych pełnomocników funkcjonuje w praktyce już kilka lat, jednak na razie jej funkcjonalność jest asymetryczna i nie przypomina prostych i intuicyjnych skrzynek pocztowych, z których każdy z nas korzysta na co dzień w korespondencji elektronicznej. W praktyce Portal Sądowy jest dla sądu skrzynką nadawczą, a dla pełnomocników – odbiorczą. Wkrótce ma być inaczej.

Czytaj więcej

W sądzie i w urzędzie

Do tych urzędów list polecony wyślemy wkrótce za darmo przez Internet

Od 1 stycznia 2025 r. znacząco zwiększy się liczba urzędów i instytucji, które będą honorować e-Doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało ich listę.

W październikowym wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt zmian, które mają dotyczyć spraw karnych. Na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów widnieje informacja, że projekt ma na celu m.in. „rozszerzenie funkcjonowania portalu informacyjnego sądów powszechnych o wnoszenie do sądu pism poprzez umożliwienie umieszczania ich treści w portalu”.

Z mniej oficjalnych doniesień wynika, że analogiczne rozwiązanie ma zostać zastosowane także do procesów cywilnych – elektroniczne składanie apelacji i zażaleń ma być możliwe już w 2025 r. Czy czeka nas zatem druga odsłona elektronicznej rewolucji?

Pandemiczne rozwiązania na dłużej

Potrzeba zmian jest od dłuższego czasu sygnalizowana przez środowisko prawnicze. Jeszcze w kwietniu 2024 r. Naczelna Rada Adwokacka złożyła projekt ustawy, który przewiduje m.in. rozszerzanie funkcjonalności portalu informacyjnego i umożliwienie pełnomocnikom składania pism do sądu za jego pośrednictwem. Projekt zakłada także dokonywanie przez portal informacyjny doręczeń między profesjonalnymi pełnomocnikami w sprawach cywilnych. Ministerstwo Sprawiedliwości pozytywnie oceniło proponowane rozwiązania, wskazując jednak na „skomplikowanie materii”.

„Nowości” przyniosła już nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego z 7 lipca 2023 r. Wprowadziła m.in. kilka porządkujących i zasadniczo niekontrowersyjnych rozwiązań, które dotąd funkcjonowały na podstawie tymczasowych przepisów, wprowadzonych podczas epidemii koronawirusa. Chodzi o:

- obowiązek posiadania przez adwokatów i radców prawnych konta w portalu informacyjnym;

- stałą możliwość doręczania pism pełnomocnikom za pośrednictwem portalu informacyjnego;

- możliwość rozprawy zdalnej (a raczej hybrydowej), jeśli charakter planowanych czynności na to pozwoli i prawa stron będą chronione.

Budzącą wątpliwości kwestią jest natomiast nowelizacja art. 9 kodeksu postępowamia cywilnego. Przepis ten przewiduje umożliwienie stronom przeglądania akt sprawy również za pośrednictwem portalu informacyjnego. Przy obecnych możliwościach technicznych i organizacyjnych takie rozwiązanie pozostaje jednak fikcją i należy się spodziewać, że stan ten prędko się nie zmieni.

Diabeł tkwi w szczegółach

Autorzy rządowego projektu uznali, że dwustronna komunikacja elektroniczna z sądem za pośrednictwem portalu jest technicznie możliwa, ale do wprowadzenia możliwości składania pism za jego pośrednictwem konieczne jest jeszcze stopniowe dostosowanie systemów oraz samej organizacji sądów.

Na wstępnym etapie miałaby istnieć możliwość wniesienia do sądu przez portal informacyjny pism o tradycyjnie skromniejszym rozmiarze (np. wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku czy środków odwoławczych). Ministerstwo Sprawiedliwości słusznie mierzy więc siły na zamiary. Naszym zdaniem, na początkowym etapie wnoszenie pism do sądu za pośrednictwem portalu powinno być co najwyżej fakultatywne, a stosowna decyzja należeć do pełnomocnika.

Pierwsze doniesienia o możliwości składania pism przez portal sądowy wywołały też szereg, naszym zdaniem słusznych, wątpliwości wśród przedstawicieli zawodów prawniczych, w tym sędziów.

Po pierwsze, jak zabezpieczyć skutki nieplanowanych zakłóceń dostępu do portalu, a nawet planowanych przerw technicznych? Kogo obciążą – czasem bardzo dotkliwe – skutki awarii? Czy niemożność złożenia pisma z uwagi na przerwę techniczną portalu będzie podstawą uwzględnienia wniosku o przywrócenie terminu?

Po drugie, zgodnie z projektem pismo procesowe wnoszone za pośrednictwem portalu informacyjnego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym albo osobistym. Na razie nie wiadomo, jak miałoby to funkcjonować w praktyce. Przykładowo, czy umieszczenie na portalu skanu pisma podpisanego odręcznie przez pełnomocnika będzie czyniło zadość wymogowi podpisu osobistego? Czy sądy dostosują się do tych założeń i będą respektować np. podpisy zaufane, skoro aktualnie nierzadko kwestionowana jest ważność pełnomocnictwa podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Dostarcza to wątpliwości tym bardziej w kontekście niedawnego, wydanego z odesłania polskiego sądu rejonowego, wyroku TSUE z 17 października 2024 roku (C-302/23). Trybunał potwierdził, że pismo procesowe może zostać wniesione do sądu drogą elektroniczną i podpisane elektronicznie tylko wtedy, gdy sąd dysponuje odpowiednim systemem informatycznym pozwalającym na jego odczytanie, a pismo wnoszone jest za jego pośrednictwem.

Po trzecie, art. 132 § 1[3] k.p.c. już teraz przewiduje, że profesjonalni pełnomocnicy mogą doręczać sobie pisma nawzajem bezpośrednio wyłącznie w postaci elektronicznej, jeżeli złożą sądowi odpowiednie zgodne oświadczenia. Nie bez powodu jednak przepis ten w praktyce pozostaje martwy.

Po czwarte, duże wątpliwości budzą możliwości techniczne portalu sądowego. Czy na pewno jest to narzędzie zdolne udźwignąć w przyszłości dużo większy obrót korespondencji, w tym umożliwić użytkownikom innym niż sąd umieszczanie tam kilkudziesięciostronicowych pism z setkami stron załączników? A także czy planowana digitalizacja będzie wymagała wprowadzenia kolejnych, nowych systemów informatycznych, których – zdaniem sędziów – w sądach i tak funkcjonuje już zbyt wiele?

I wreszcie: czy nowa funkcjonalność portalu sądowego faktycznie usprawni pracę sądów? Żeby tak było, pracownicy sądów (których i tak permanentnie brakuje) musieliby zostać odciążeni z pracochłonnej obsługi papierowej korespondencji. Trudno jednak zakładać, że sądy od razu zrezygnują z prowadzenia papierowych akt. Czy fakt, że sąd każdorazowo będzie otrzymywał pismo pełnomocnika w dniu jego złożenia rzeczywiście wpłynie pozytywnie na długość postępowań sądowych, skoro aktualnie w warszawskich sądach okręgowych na pierwszy termin rozprawy czeka się nawet kilka lat?

Na odpowiedzi na te i inne pytania przyjdzie nam jeszcze poczekać. Jedno jest pewne: o tym, jak w praktyce wyglądają nowe zasady i obowiązki, przekonamy się na własnej skórze bez żadnej przygrywki i mogą to być trudne lekcje.

Wiatr zmian wieje z Zachodu

Jednocześnie doświadczenia innych krajów europejskich powinny nas napawać entuzjazmem. Oczywiście, daleko nam do państw, które digitalizację postępowań sądowych rozpoczęły na długo przed pandemią – jak choćby Stany Zjednoczone czy Austria, w której pierwsze systemy umożliwiające e-komunikację z sądami pojawiły się już w 1990 r. Możemy jednak zaobserwować, że digitalizacja postępuje dynamicznie i z powodzeniem w systemach, które na ścieżkę rozwoju cyfrowego wstąpiły stosunkowo niedawno – tak dzieje się np. w Niemczech.

W 2013 r. niemiecki kodeks postępowania cywilnego (niem. Zivilprozessordnung) uzupełniono przepisami pozwalającymi na prowadzenie, za zgodą stron, posiedzeń w formie wideokonferencji. Trzy lata później uruchomiona została elektroniczna skrzynka pocztowa dla prawników. Od 1 stycznia 2022 r. prawnicy i organy publiczne są zobowiązani do składania pism wyłącznie w formie elektronicznej, chyba że uniemożliwiają to przyczyny techniczne. Co ciekawe, analogicznego obowiązku dotychczas nie miały tamtejsze sądy.

W 2023 r. Sąd Okręgowy w Berlinie (niem. Landgericht) poinformował, że prowadzi już wyłącznie elektroniczne akta postępowań, zaś w 2024 r. takie rozwiązanie miało być stopniowo wprowadzane w kolejnych dziesięciu sądach okręgowych. Całkowita digitalizacja niemieckich sądów ma nastąpić do końca 2025 r.

Już obecnie pełnomocnicy za naszą zachodnią granicą mogą przeglądać akta sprawy online, bez konieczności wychodzenia z biura i bez czasochłonnego przesyłania kopii dokumentów. Sąd może po prostu przesłać elektroniczną wersję dokumentu, a nawet link do pobrania fragmentu akt, co umożliwia równoległe przeglądanie akt pełnomocnikom obu stron. Niemieccy prawnicy procesowi są raczej zgodni, że system e-Akte (inaczej niż zdalne rozprawy, co do których technicznych aspektów zgłaszają zastrzeżenia) przynosi wiele korzyści – znacząco ułatwia im pracę i zwiększa wydajność sądów.

Nie wylać dziecka z kąpielą

Skala dotychczasowych, nowoczesnych usprawnień, jakie obserwujemy w naszym rodzimym procesie cywilnym, jest oceniana przez praktyków i doktrynę jako niewystarczająca. Czynione są jednak drobne kroki w dobrym kierunku. Już teraz dzięki portalowi informacyjnemu profesjonalni pełnomocnicy mają łatwiejszy dostęp do informacji, zaś zdalne prowadzenie czynności procesowych w wielu przypadkach okazuje się efektywne.

Niewątpliwie, prawidłowo funkcjonujący portal sądowy, umożliwiający obustronną wymianę dokumentów i komunikację, mógłby nie tylko uprościć, ale i potencjalnie przyspieszyć tok postępowań. Powyższemu musi jednak towarzyszyć digitalizacja akt postępowań – w razie jej braku wiele proponowanych już dziś rozwiązań pozostanie fikcją i dodatkowo obciąży i tak już funkcjonujące na skraju paraliżu działalności sekretariaty sądowe. Rzeczywisty sukces digitalizacji będzie zależał także od tego, czy nowe rozwiązania elektroniczne będą umożliwiały bezpieczną, niezakłóconą transmisję danych (zwłaszcza w przypadku wprowadzania danych poufnych i wrażliwych) i czy zostaną zaprojektowane jako przyjazna dla użytkownika alternatywa konwencjonalnych rozwiązań.