Zamówienia publiczne on-line - rozmowa z Hubertem Nowakiem, p.o. Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych

Rz: Kto będzie zobowiązany do prowadzenia przetargów publicznych on-line po 18 października?

Hubert Nowak - p.o. Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych: Warunkiem nakazującym udzielanie zamówień publicznych on-line będzie przede wszystkim wysoka wartość zamówienia przekraczająca tzw. progi unijne. Każdy zamawiający udzielający takiego zamówienia będzie zobowiązany uczynić to w formie elektronicznej. Tym samym obowiązek będzie dotyczył wszystkich zamawiających czyli zgodnie z definicją ustawową: osoby fizyczne, osoby prawne, albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Można tu wymienić na przykład: jednostki samorządowe typu urzędy gminy, instytucje administracji rządowej – ministerstwa, urzędy centralne, urzędy wojewódzkie czy też podmioty świadczące usługi transportu kolejowego, autobusowego, itd., jak również podmioty zajmujące się produkcją, przesyłaniem lub dystrybucją energii elektrycznej, gazu lub ciepła.

- Czy obowiązek ten dotyczyć będzie nowych postepowań, czy również wszczętych przed tą datą?

Elektroniczna forma udzielenie zamówienia publicznego będzie dotyczyła wyłącznie dużych zamówień publicznych wszczynanych po 18 października 2018 r. Postępowania opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej przed tą datą będą prowadzone według aktualnie obowiązujących zasad czyli w formie papierowej.

- Ograniczenie elektronizacji zamówień do tzw. dużych postępowań nastąpiło niedawno, dzięki kolejnej nowelizacji Prawa zamówień publicznych. Dlaczego konieczna była ta zmiana?

Odroczenie kompleksowej elektronizacji zamówień publicznych do 2020 roku pozwoli na lepsze przygotowanie się wykonawców, w szczególności z sektora MŚP, do elektronizacji zamówień, w tym dysponowania przez nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz zwiększenie szans dla mniejszych zamawiających na przygotowanie się do wdrożenia elektronicznych narzędzi do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

- Zapewne część zamawiających będzie ociągała się z wszczęciem postępowania, obawiając się problemów technicznych.

Kalendarz zamówień realizowanych przez zamawiających zwykle podyktowany jest potrzebami i dostępnością środków. Zatem można się spodziewać, iż odwlekanie uruchomienia procedury udzielenia zamówienia nie będzie powszechne. Na co zamawiający powinni zwrócić szczególną uwagę? Otóż na początku października b.r. Urząd Zamówień Publicznych uruchomił miniPortal – ogólnodostępne, proste w obsłudze narzędzie, umożliwiające bezpieczne, bezpłatne przeprowadzenie w formie elektronicznej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz bezpłatną komunikację między zamawiającym a wykonawcą. Zamawiający, którzy zamierzają korzystać z tego narzędzia powinni już teraz przetestować funkcjonalności narzędzia, przeczytać instrukcję korzystania z niego, zapoznać się z wzorcowymi zapisami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dotyczącymi tego narzędzia) aby pozbyć się obaw związanych z nową formułą udzielania zamówień.

- Na jakie zdarzenie muszą być przygotowani zamawiający prowadzący elektroniczne postępowania?

W zakresie codziennego stosowania narzędzi elektronicznych należy pamiętać o standardowych problemach związanych z każdym takim narzędziem, tj. przerwami technicznymi, awariami, upgradami czy po prostu błędami ludzkimi dotyczącymi błędnych wpisów, etc.

Z powyższych względów zaleca się nieodkładania czynności na ostatnia chwilę, zapoznawania się instrukcjami czy odpowiednio wcześniejsze aktualizowanie oprogramowania komputerowego.

- Jak będzie wyglądało postępowanie od strony technicznej?

Każde narzędzie stosowane przez zamawiających powinno mieć swój manual, guide czy instrukcję obsługi. W przypadku miniPortalu – narzędzia udostępnianego przez Urząd – szczegółowa instrukcja wskazująca jak krok po kroku przeprowadzić postępowanie za pośrednictwem miniPortalu dostępna jest na stronie Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem www.uzp.gov.pl/e-zamowienia2/miniportal. Zachęcam do zapoznania się z jej treścią. Jest ona napisana przystępnym językiem a zamieszczone printscreeny ułatwiają intuicyjne obsługiwanie narzędzia. Z powyższych względów w tym miejscu zwrócę uwagę tylko na kilka najważniejszych elementów z tym związanych. Aby w pełni skorzystać z systemu miniPortal należy posiadać login i hasło do Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP). Zamawiający, którzy nie posiadają konta w BZP powinni złożyć wniosek rejestracji konta: https://bzp.uzp.gov.pl/Register.aspx. Osoby wykonujące czynności po stronie zamawiającego powinny mieć konta na skrzynce ePUAP, żeby w pełni móc wykonywać wszystkie działania w ramach procesu udzielania zamówienia publicznego. Wykonawcy nie posiadający konta na ePUAP również powinni zalogować się na platformie celem skorzystania z dedykowanych formularzy do złożenia, zmiany i wycofania oferty, jak i formularzy do komunikacji.

Po zalogowaniu do systemu miniPortal i po wypełnieniu formularza postępowania można pobrać klucz publiczny, zapisywany w formacie asc. Klucz ten zamawiający następnie udostępnia na swojej stronie internetowej wraz z dokumentacją postępowania. Wykonawca może także pobrać klucz publiczny ze strony systemu miniPortal w zakładce „Lista wszystkich postępowań" dostępnej bez logowania. Do formularza do składania ofert, ofert wstępnych, ofert dodatkowych i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można załączyć tylko jeden załącznik o maksymalnym rozmiarze do 150 MB. Wykonawcy muszą pamiętać, że załączone do dedykowanych formularzy oferty i wnioski muszą zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

- W jaki sposób będą składane gwarancje wadialne?

W zakresie gwarancji wadialnych przed 18 października 2018 r. zamieścimy na naszej stronie www opinię prawną.

- Jak będzie wyglądała archiwizacja ofert?

Archiwizacja będzie po stronie zamawiających, którzy muszą ją zapewnić zgodnie z wewnętrznymi regulacjami i wymaganiami ustawy PZP i innych przepisów.

- Czy są przewidziane sytuacje, kiedy tzw. duże zamówienia będą prowadzone w dotychczasowym trybie?

Ustawa Prawo zamówień publicznych w art. 10c określa zamknięty katalog sytuacji, kiedy zamawiający może odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert. Może to mieć miejsce gdy z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji. Podobnie jeśli aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji ogólnie dostępnych, lub są objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego.

Taką okolicznością jest też stan kiedy użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego lub gdy oferta wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Ponadto ustawodawca pozwala na odstąpienie od formy elektronicznej jeśli jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej oraz gdy jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego. W wymienionych przypadkach składanie oferty będzie odbywało się za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca.