Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) strona musi mieć możliwość utrwalania na własne potrzeby akt sprawy, która toczy się z jej udziałem. Jeżeli ktoś nie posiada odpowiednich urządzeń albo nie potrafi się nimi posługiwać, to organ administracji powinien sporządzać takie kopie. Chodzi o rzeczywiste zapewnienie konstytucyjnego prawa dostępu do dokumentów w postępowaniu administracyjnym.
RPO zadał pytanie prawne Naczelnemu Sądowi Administracyjnemu: Czy w ramach udostępniania akt stronie, na podstawie art. 73 ust. 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy.
Zastępca RPO Stanisław Trociuk uzasadnia pytanie prawne rozbieżnością orzecznictwa sądów w odniesieniu do zakresu prawa strony do wglądu w akta sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawidłowe i jednolite rozumienie przepisów k.p.a. jest niezbędne dla budowania zaufania obywateli do władzy publicznej i ochrony praw jednostki w postępowaniu administracyjnym.
Zgodnie z art. 73 ust. 1 k.p.a. strona postępowania ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów – w lokalu organu administracji publicznej i w obecności jego pracownika. Art. 73 ust. 2 przyznaje stronie prawo żądania uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Na odmowę można się zażalić.
Według linii dominującej w orzecznictwie, art. 73 ust. 1 kpa nie nakłada na organ obowiązku sporządzania kopii, bo wykonanie notatek, kopii lub odpisów należy do strony. Sporządzenie kopii na jej żądanie jest zaś możliwe jedynie w przypadku wykazania przez nią „ważnego interesu". Stanowisko takie wyrażono w uzasadnieniu wyroku NSA z 5 lipca 2005 r. (sygn. akt GSK 898/04). To naczelny argument za uznawaniem przez sądy administracyjne, iż strona nie może żądać, aby organ administracji wykonywał i dostarczał kserokopie akt – nawet odpłatnie.
