Pracodawca powinien wyraźnie rozróżnić, kiedy firmowy samochód jest wykorzystywany przez pracownika do celów służbowych, a kiedy do prywatnych.
Gdy służy celom prywatnym, pracodawca zobowiązany jest potraktować to jako formę nieodpłatnej usługi na rzecz pracownika. W takiej sytuacji do jego przychodu należy doliczyć równowartość wydatku, jaki musiałby on ponieść za wynajęcie takiego samochodu na taki sam okres, przez jaki użytkował do prywatnych celów służbowe auto. Dotyczy to zwłaszcza wyjazdów na wakacje.
Takie zasady narzuca art. 11 ustawy o PIT. Przewiduje on, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przy czym wartość takich nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju. Gdy w grę wchodzi wynajęcie samochodu, muszą zostać uwzględnione w szczególności jego stan i stopień zużycia oraz czas i miejsce udostępnienia.
Szacując uzyskany przez pracownika przychód, pracodawca musi zatem wziąć pod uwagę ceny obowiązujące w danej miejscowości za wynajęcie auta takiej samej lub podobnej klasy. Nie musi przy tym obliczać średniej ceny. Może założyć, że jego pracownik skorzystałby z oferty najtańszej z dostępnych na danym rynku.
