Zgodnie z przepisami prawa uczniowie są w szkole objęci podstawową opieką zdrowotną, na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy podmiotem leczniczym i szkołą oraz umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej zawartej między podmiotem leczniczym i Narodowym Funduszem Zdrowia.
Gabinet szkolny, ale dane - nie
Zasady funkcjonowania gabinetu profilaktyki zdrowotnej zostały szczegółowo uregulowane w przepisach prawa. Dyrektor szkoły musi jedynie zapewnić odpowiedni gabinet profilaktyki zdrowotnej oraz zawrzeć umowę z podmiotem leczniczym. Pracująca w tym gabinecie pielęgniarka (pielęgniarz) lub higienistka (higienista) szkolna nie są jednak pracownikami szkoły i nie podlegają służbowo jej dyrektorowi. Kwestie dotyczące udzielania świadczeń opieki zdrowotnej, czy związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej ucznia nie należą też do obowiązków dyrektora szkoły.
Obowiązek właściwego przechowywania dokumentacji medycznej ciąży na podmiocie leczniczym świadczącym opiekę zdrowotną w szkole. Zasady obchodzenia się z tą dokumentacją określają zwłaszcza przepisy ustawy o prawach pacjenta oraz rozporządzeń wykonawczych. Szkołę i podmiot leczniczy należy więc traktować jako odrębnych administratorów danych, którzy sami, każdy w swoim zakresie i celu, są odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych.
Dokumentacja medyczna uczniów jest przechowywana w gabinecie profilaktyki zdrowotnej znajdującym się w szkole przez okres pobierania przez niego nauki w szkole. W przypadku zmiany szkoły, dokumentację tę powinni odebrać opiekunowie prawni lub faktyczni ucznia celem przekazania jej nowej szkole. Natomiast gdy uczeń kończy edukację, pielęgniarka (pielęgniarz) lub higienistka (higienista) szkolna przekazuje dokumentację lekarzowi podstawowej opieki zdrowotnej, który sprawuje opiekę zdrowotną nad uczniem na podstawie deklaracji wyboru lekarza podstawowej opieki zdrowotnej (lekarzowi rodzinnemu). W przypadku np. zaprzestania wykonywania działalności leczniczej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przekazuje dokumentację medyczną podmiotowi przejmującemu jego zadania. Powinno to nastąpić w sposób zapewniający zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.
Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina przy okazji, że przepisy o ochronie danych osobowych stoją na przeszkodzie przetwarzaniu danych osób w zakresie np. mierzenia temperatury czy wdrażania kwestionariusza z objawami chorobowymi. Specustawa daje szereg możliwości realizowania zadań przez GIS, który ustala ogólne kierunki działania organów służb sanitarnych. Cały czas aktualne pozostaje oświadczenie Prezesa UODO w sprawie koronawirusa dostępne pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/138/1456, w którym znajduje się informacja, że artykuł 17 specustawy dotyczącej przeciwdziałania COVID-19 wskazuje, że Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny może wydawać m. in. decyzje nakładające obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych.
