Brakuje przepisów, które regulowałyby kwestię zawartości elektronicznych skrzynek pocztowych pracowników urzędów. – Każdemu administratorowi danych osobowych i każdemu administratorowi systemu teleinformatycznego doradzałbym, by zweryfikował, czy skrzynka jest wykorzystywana tylko do celów służbowych czy także na potrzeby prywatne – mówi Wojciech Rafał Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych.
Zgodnie z przepisami prawa pracy komputer stanowi narzędzie pracy pracownika i powinien być wykorzystywany wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę. Sprzęt udostępniony pracownikowi urzędu nadal stanowi własność pracodawcy, dlatego przełożony może kontrolować nie tylko zawartość przechowywaną na dysku, ale także treść zgromadzonej poczty.
Nie wolno jednak przy tym zapominać o tajemnicy korespondencji i prawa do prywatności pracownika. Jakub Dwernicki, prezes firmy hostingowej Ogicom, która obsługuje m.in. skrzynki elektroniczne klientów, tłumaczy, że pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na zapoznanie się z treścią służbowej korespondencji. – Musi go jednak o tym uprzedzić. Pracodawca nie ma prawa poznać treści korespondencji oznaczonej jako prywatna, ale może zabronić wykorzystania służbowych narzędzi do tego celu i ma prawo kontrolowania służbowej skrzynki poczty, choćby poprzez stosowanie specjalnych mechanizmów, dostępnych w niektórych firmach hostingowych – mówi.
Z bardziej zawiłą sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik urzędu korzysta z własnego komputera, pobierając e-maile z firmowego serwera. – W tej sytuacji pracodawca nie może skontrolować zawartości sprzętu, ale może zakazać pobierania służbowej poczty na prywatny komputer lub ustawić na serwerze poczty przychodzącej opcję, która pozwoli na zachowywanie kopii służbowych e-maili, zapewniając pracodawcy dostęp do ich treści – mówi Artur Pajkert z Ogicom.
Urząd może zajrzeć do treści korespondencji swoich pracowników na kilka sposobów. Może np. posługiwać się tym samym loginem i hasłem do służbowego konta poczty, które przekazał pracownikowi.
