Waldemar Koper: Liczą się wartości i etyka kancelarii

Wkrótce kolejna edycja Rankingu Kancelarii Prawniczych „Rzeczpospolitej”. Jak z niego korzystają prawnicy in-house'owi?

Myślę, że ranking jest bardzo dobrym źródłem informacji, w szczególności które kancelarie są największe w Polsce. Korzystamy też z niego, kiedy szukamy specjalistów. Ta część rankingu, która ocenia kompetencje, wskazuje nominowanych i liderów danych specjalizacji, wydaje mi się cennym źródłem informacji. Większość szefów działów prawnych zna dość dobrze rynek i orientuje się ogólnie, jakie kancelarie na nim funkcjonują. Mniej zaś wiadomo, która z nich ma jaką specjalizację lub wyjątkowe sukcesy w danej dziedzinie, czy jest doceniana przez innych (klientów bądź kolegów po fachu). Tego można się dowiedzieć właśnie z rankingu.

Jeżeli nie renomą czy rozpoznawalną nazwą, to czym się kierują działy prawne przy wyborze kancelarii zewnętrznej do współpracy?

Jest grupa podstawowych, dość powszechnych elementów, które bierzemy pod uwagę. Pierwszy to kompetencje twarde: wiedza, znajomość dziedziny lub rodzaju problemu, o które pytamy, czy też specjalizacja, z której znana jest kancelaria. Drugim elementem, na który szczególnie zwracam uwagę, jest sposób komunikacji, dostawy usługi, jej wykonania. I to zarówno responsywność, tzn. jak szybko kancelaria reaguje na zapytanie, jak i sposób komunikowania swojej opinii. W codziennej obsłudze opinie w tym tradycyjnym słowa znaczeniu już kompletnie nie funkcjonują. Liczy się krótka, precyzyjna opinia o chirurgicznym charakterze, która trafia w istotę problemu. To na pewno powinna być opinia bardzo praktyczna, która nie tylko analizuje stan prawny, ale przede wszystkim wskazuje zalecane sposoby działania. Powinna być wszechstronna w tym sensie, że ma wskazywać różne opcje rozwoju danej sytuacji, ale też kończyć się precyzyjną rekomendacją sposobu działania.

A to nie zawsze się zdarza?

Część kancelarii unika tej finalnej rekomendacji. Mają one problemy, żeby wskazać i wziąć odpowiedzialność za opinię, którą formułują. Z moich doświadczeń wynika, że ważne jest to, aby w jakimś sensie kancelaria zdjęła z nas ten ciężar rekomendacji dla biznesu i wskazała precyzyjnie, co jest optymalnym rozwiązaniem w danej sytuacji. Ta komunikacja, sposób podania usługi to jest kryterium numer dwa.

Więc wiedza i komunikacja. A co jest numerem trzy?

Coś, co po angielsku nazywa się „business acumen”, ogólnie mówiąc, wyczucie biznesu. To nie jest tylko znajomość branży, sektora, któremu się doradza, ale też wyczucie biznesowego interesu klienta. Doradzamy prawnie, ale powinniśmy wiedzieć, czemu ta opinia służy – bo ona zawsze ma intencję biznesową.

Więc powinniśmy ten cel dobrze zrozumieć i starać się tak doradzić, żeby przysłużyć się temu celowi. Z tym jest problem na rynku, ponieważ kancelarie bardzo często nie mają wyczucia biznesu. W jakimś sensie to jest naturalne – one po prostu zajmują się stricte prawem. Natomiast my jako prawicy wewnętrzni będący „na pierwszej linii frontu” często jesteśmy – i powinniśmy być – przekaźnikiem pomiędzy kancelarią zewnętrzną a biznesem. Taka jest nasza rola. Ale to nie zdejmuje odpowiedzialności z kancelarii, żeby starać się doradzić jak najbardziej zgodnie z celem biznesowym. My wszyscy, prawnicy, czy to wewnętrzni, czy zewnętrzni, znajdujemy się pod dużą presją czasową. Nie ma więc specjalnie długiego czasu na różne rozważania. Często jest potrzeba z dnia na dzień. Jest ryzyko sporu, presja z drugiej strony, zagrożenie ze strony organów państwa. Więc rzadko kiedy mamy ten luksus analizowania opinii przez długi czas. Prawnicy wewnętrzni siłą rzeczy nie są specjalistami w określonych dziedzinach. Po porady kancelarii sięgamy, kiedy tej wiedzy nam brakuje. Sposób, w jaki nam radzi kancelaria: czy zna się na temacie, jak to komunikuje, czy jest szybka i praktyczna, czy bierze odpowiedzialność za swoją rekomendację – to trzeci element, który bierzemy pod uwagę. A co z elementem finansowym?

Mam wrażenie, że to jest do pewnego stopnia kwestia, która nie odgrywa pierwszorzędnej roli. To znaczy, jeżeli jesteśmy pod presją zadań biznesowych, w sytuacji zagrożenia, ryzyka, raczej staramy się dochodzić do optymalnej, zdroworozsądkowej oceny, co siłą rzeczy ma swoją cenę. Oczywiście, jak ktoś ma po prostu ograniczenia budżetowe, to wiadomo, że cena taką kluczową rolę musi odgrywać.

Skąd czerpać wiedzę o tych trzech pierwszych elementach: specjalizacji, komunikacji i o tej otwartości na biznes?

Myślę, że ranking spełnia swoją funkcję, jest pierwszym źródłem informacji. Jeżeli nie mam sprecyzowanego wyboru co do doradcy prawnego, to ja sam sięgam po ranking. Potem sprawdzam stronę kancelarii, orientuję się, jakich ma partnerów, jaki sposób działania, osiągnięcia, aktualności. Następnie pytam znajomych, czy wśród nich są klienci danej kancelarii. Jeśli tych nie znajduję, jestem w stanie się skontaktować z kancelarią i poprosić o kontakty do klientów, żeby móc porozmawiać.

I kancelarie wysyłają bez oporów takie kontakty?

Jeśli klient jest atrakcyjny dla kancelarii, to tak. Ja sam byłem przez wiele kancelarii proszony o takie polecenie i zawsze udzielałem informacji – oczywiście ogólnej – i wyrażałem swoją opinię o współpracy. Sam korzystam z opinii moich kolegów. To oczywiście nie jest sformalizowane. Między innymi temu służy PSPP. Członkowie kontaktują się ze sobą, znamy się z różnych imprez w ciągu roku. Komunikacja między członkami jest dość ożywiona. Każdy prawnik ma oczywiście czy w swoim notesie, czy w swojej głowie jakiś zestaw tych najbardziej znanych kancelarii. Większość topowych kancelarii jest znana, ma renomę, ale przecież nie jest tak, że wszyscy z nich korzystają. Renoma nie jest decydująca. Jest też taki wzrastający trend, na który chciałem zwrócić uwagę.

Mianowicie?

Trend wspólnych wartości. To znaczy, w ostatnich latach znaczenie szeroko rozumianego, odpowiedzialnego biznesu, „sustainability”, podejścia ekologicznego, pewnego poziomu odpowiedzialności społecznej z dużych firm przenosi się również na dostawców usług i produktów. I kancelarie nie są z tego wyłączone. Jeżeli kancelaria nie wyznaje tych wartości, które są wyrażone w kodeksach etycznych, w kodeksach postępowania, szeroko rozumianego corporate governance, to znam przypadki zrywania współpracy. Sam zresztą kieruję się tą zasadą. Ten bardzo ciekawy trend pojawił się w ostatnim roku czy dwóch. Nawet jeśli mamy bardzo dobrą kancelarię, która odpowiada nam cenowo, to ze względu na różnice etyczne czy wartości się z nią nie pracuje.

A skąd się bierze informacje o wyznawanych przez kancelarię wartościach?