Recepcjonista zna odpowiedzi na wszystkie pytania

Recepcjoniści i hostessy to ważne osoby na seminariach czy konferencjach. Bez nich taka impreza nie ma prawa się udać. – Recepcja ma bardzo duże znaczenie na takich imprezach, praca osób musi być bardzo sprawna i zgrana. To jest nie tylko rejestracja uczestników, to także punkt informacji – opowiada Milena Rutkowska, menedżer projektu z Meetings Management, która organizuje konferencje. Dodaje, że osoby na recepcji muszą być doskonale zorientowane w przebiegu konferencji, by zawsze profesjonalnie odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości. Marcin Kowalski z firmy Human Partner z Wrocławia, który organizuje szkolenia i konferencje biznesowe, dodaje, że rola recepcji przy takich imprezach jest bardzo ważna, bo pozwala na sprawniejszą organizację samej konferencji, ale też ułatwia komunikację między organizatorem a uczestnikami, jest to ważne zwłaszcza w przypadku imprez o charakterze międzynarodowym – tłumaczy Marcin Kowalski.

Jaka powinna być dobra recepcja? Według Jakuba Fiałka, specjalisty ds. imprez i konferencji z firmy Zoe Advertising, recepcja musi spełniać kilka warunków. – Przede wszystkim musi się znaleźć w miejscu, do którego łatwo trafić, tak żeby goście seminarium czy konferencji nie kluczyli po piętrach budynku. Niezbędne są więc dobre oznaczenia. Jeśli konferencja jest na piętrze, to recepcja powinna znajdować się naprzeciw drzwi. Musi być też estetyczna – podkreśla Jakub Fiałek. Dodaje, że liczba osób obsługujących recepcję zależy od wielkości imprezy – im więcej gości, tym większa recepcja.

[srodtytul]Polecona hostessa [/srodtytul]

Do obowiązków recepcjonistów i hostess należy udzielanie informacji, pomoc uczestnikom spotkań, wyjaśnianie problemów sygnalizowanych przez uczestników, kierowanie ich we właściwe miejsce. Hostessy pełnią też dodatkowo rolę promocyjną: wręczają gadżety uczestnikom.

– Przyjęcie, z jakim w recepcji spotka się gość, może zaważyć na ocenie całego przedsięwzięcia – mówi Michał Stradomski, kierownik projektu w Nobell Congressing. – Wszystko musi tu więc sprawnie działać. Na konferencji czy seminarium goście pojawiają się często tuż przed samym ich rozpoczęciem, nie można więc pozwolić sobie na stratę czasu – dodaje.

W Nobell Ceongressing wygląd pracownic recepcji ma drugorzędne znaczenie, chociaż muszą to być osoby odpowiednio ubrane i zadbane. – Staramy się, żeby jakiś element stroju wyróżniał hostessy, tak żeby można je było łatwo rozpoznać. Mogą to być na przykład takie same apaszki – mówi kierownik projektu.

Konferencje i seminaria organizuje też firma Meetdesign. – Dobór personelu zależy od celu i tematyki imprezy – usłyszeliśmy w biurze firmy. – Na przykład podczas konferencji prasowych personel pomocniczy zbiera wizytówki i wpisuje dziennikarzy na listę obecności. Są jednak takie seminaria, gdzie pracownicy recepcji muszą orientować się w zagadnieniach, by móc wyjaśnić jakieś wątpliwości. Często niezbędna jest też znajomość języków obcych – opowiada pracownik firmy.

[srodtytul]Student do wynajęcia [/srodtytul]

Przy organizacji konferencji przez firmę Meetings Management zwykle to jej pracownicy koordynują pracę recepcji. – Mają pełną wiedzę na temat przygotowywanej imprezy – tłumaczy Milena Rutkowska. Czasami firma ta współpracuje ze studentami z uczelni o kierunkach turystycznych, którzy odbywają u niej praktyki i sprawdzili się w obsłudze recepcji.

Według Marcina Kowalskiego trzeba mieć predyspozycje, by pracować w charakterze hostessy lub recepcjonistki. – Taka osoba powinna być komunikatywna, otwarta na ludzi, mieć zdolności organizacyjne, znać przynajmniej jeden język obcy, musi mieć także miłą aparycję — mówi przedstawiciel Human Partner.

Gdzie szukać dobrych hostess i recepcjonistek? – Na rynku działają wyspecjalizowane firmy, które zapewniają kompleksową obsługę konferencji. Nie tylko wyszukują miejsca na ich organizację, zapewniają katering i noclegi, ale zapewniają też profesjonalnych pracowników – tłumaczy Marcin Kowalski.

To, czy konferencję obsługują młode kobiety, czy osoby, które zdobyły już doświadczenie zawodowe i życiowe, zależy od firmy, która robi imprezę. – Przeważnie są to młode panie ze względu na atrakcyjny wygląd – przyznaje Marcin Kowalski. A Milena Rutkowska dodaje, że na takie stanowiska zatrudnia się raczej młode osoby, głównie z tego względu, że ich praca

jest czasowa, a więc to idealna forma dorobienia podczas studiów. Starsze osoby zwykle podejmują pracę etatową i nie mają czasu na tego typu zajęcia – tłumaczy przedstawicielka Meetings Management.

[srodtytul]Krwista czerwień odpada [/srodtytul]

W czasie konferencji i recepcjoniści i hostessy są wizytówką firmy, dlatego osoby te powinny być ubrane w klasyczny strój „biznesowy”, czyli garnitur, garsonka. – Może też się zdarzyć, że klasyczny strój zastąpiony jest strojem pasującym do tematyki szkolenia. W najbliższych dniach organizujemy szkolenie z zakresu incentive events, gdzie uczestnicy będą w strojach luźnych, więc recepcja też będzie ubrana luźniej. Czasami zdarza się, że recepcja ubrana jest w stroje np. firmowe organizatora czy sponsora – opowiada Milena Rutkowska.

Zoe Advertising organizuje konferencje i dla prywatnych firm, i dla administracji państwowej – np. dla Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii czy dla Biura Geodety Województwa Mazowieckiego.

Marcin Kowalski zauważa, że na taką imprezę ubranie powinno być eleganckie. Kobiety powinny mieć odpowiedni kostium, a panowie klasyczny garnitur. Strój musi mieć kolor „biznesowy” (czarny, granatowy, stalowy czy bordo). – Nie może to być kolor jaskrawy. Na pewno kobiety nie mogą mieć wyzywającego makijażu ani krwistoczerwonych paznokci – dodaje przedstawiciel Human Partner.

Pozostało 84% artykułu