Z szacunków ZUS wynika, że nawet 100 tys. osób z ponad 300 tys., które w tym roku wcześniej zyskają prawo do przejścia na emeryturę, nie ma jeszcze obliczonego kapitału początkowego. Jest to kwota składek zebranych przed 1999 r. Do jej obliczenia niezbędne jest przedstawienie w ZUS wszystkich dokumentów z tego okresu potwierdzających nie tylko długość i wymiar zatrudnienia, ale także wysokość otrzymywanego w tamtym czasie wynagrodzenia.
ZUS dysponuje spisem firm działających w tamtym okresie, które zostały później zlikwidowane. Spis zawiera także informacje o miejscach, w których przechowywane są teraz dokumenty z tych podmiotów. Dostępny jest w każdej jednostce ZUS oraz na stronie internetowej ZUS.
Bardzo pomocne w szukaniu zagubionych dokumentów może okazać się także Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. S. Okrzei 1), które jest częścią Archiwów Państwowych. Ten podmiot dysponuje największą w Polsce internetową bazą danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej osób zatrudnianych w prywatnych firmach, które często przekazywały swoje dokumenty do prywatnych firm zajmujących się przechowalnictwem akt.
Niestety, niektóre prywatne podmioty przechowujące dokumenty płacowe pracowników nie dbały w poprzednich latach odpowiednio o te archiwa. Zdarzało się, że całe półki akt zostały zalane przez wodę i po prostu zgniły, lub że papiery są w takim nieładzie, że nie sposób odnaleźć dokumenty pojedynczych osób.
Dla wielu osób ratunkiem mogą być legitymacje ubezpieczeniowe sprzed lat, w których pracodawcy wpisywali kwotę comiesięcznych zarobków. Taki dokument jest obecnie honorowany przez ZUS jako dowód potwierdzający wysokość wynagrodzenia w tamtym okresie.
