Zdarza się, że zarządca odmawia wydania dokumentów lub nie zezwala na wykonanie ich kserokopii zasłaniając się ochroną danych osobowych. Jednakże w większości przypadków takie działanie nie ma podstaw prawnych.

Warto pamiętać, że zarząd wspólnoty ma dostęp i uprawnienia do przetwarzania danych osobowych w granicach niezbędnych do zarządu nieruchomością wspólną, a więc są to dane, które w praktyce mogą być udostępnione.

Właściciel lokalu ma możliwość przejrzenia dokumentów na miejscu, ale może też poprosić o wykonanie ich kserokopii. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wspólnota nie pokrywa kosztów wydruku, dlatego należy się przygotować na koszty związane z wykonaniem kserokopii.

Właściciel, który zwraca się z wnioskiem o wgląd do dokumentów musi się również liczyć z tym, że w przypadku chęci zapoznania się z nimi na miejscu nie może paraliżować pracy zarządu - czyli nie może przeglądać dokumentów całymi dniami, utrudniając tym samym dostęp do nich np. zarządcy.

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest, aby właściciel lokalu złożył wniosek, czy zwrócił się do zarządu z prośbą i informacją, w jakie dokumenty chciałby mieć wgląd. Następnie ustala się, w jakim terminie chciałby się z nimi zapoznać lub na kiedy zostaną przygotowane ich kserokopie.