W ostatnich latach większość dokumentów tworzonych elektronicznie w firmach nie uzyskiwała formy fizycznej – duża część komunikacji, zarówno między pracownikami, jak i kontrahentami, odbywała się w formie elektronicznej. Z początkiem pandemii koronawirusa, kiedy znaczna część pracowników przeniosła pracę z biur do domów, liczba dokumentów w formie papierowej jeszcze bardziej spadła. Zamiast spotkania – „call", zamiast „podejdę do Ciebie" – „złapię Cię na komunikatorze", i w końcu zamiast „wydrukuję Ci to podsumowanie" – „wrzucę Ci plik do chmury"...
Czy w związku z powyższym zarząd firmy po otrzymaniu informacji o potencjalnym naruszeniu może tę sytuację wykorzystać? Oczywiście – szczególnie że potencjalnych dowodów jest więcej, niż się początkowo wydaje.
Źródła informacji
Gdzie zatem ich szukać? Przede wszystkim we wszelkiego rodzaju urządzeniach elektronicznych, które pracownicy otrzymują od firmy w celu wykonywania obowiązków służbowych – telefonach komórkowych, tabletach, laptopach czy komputerach stacjonarnych. Ponadto, istotne informacje są obecnie przechowywane na serwerach poczty e-mail, serwerach plików i w chmurze. To jeszcze nie koniec listy – interesujące mogą być również zapisy z systemów kart wejściowych, kamer monitoringu, zapisy z systemów GPS zamontowanych w samochodach służbowych czy też zestawienia wydatków ze służbowych kart kredytowych czy paliwowych.
Telefon równie cenny...
W przypadku telefonów komórkowych coraz większą popularnością cieszą się różnego rodzaju komunikatory i aplikacje służące do czatowania. Wielu pracodawców nie wskazuje jasno, czy takich komunikatorów można używać do celów służbowych, ale tego nie zakazuje, więc pracownicy często używają tej opcji komunikowania się z innymi pracownikami oraz kontrahentami. Uważają, że telefon – nawet służbowy – jest dużo bezpieczniejszym kanałem komunikacji niż służbowy e-mail. Tym samym prawdopodobieństwo znalezienia dowodu na potencjalne naruszenie w telefonie jest większe niż w przypadku służbowego komputera czy służbowej skrzynki mailowej.
Ale to nie wszystko. Obecnie telefon nie jest tylko narzędziem do komunikacji. Jest to urządzenie multimedialne, które gromadzi wiele informacji o użytkowniku – m.in. o tym, co wyszukiwał w przeglądarce internetowej, w jakich lokalizacjach przebywał (np. dzięki informacji o sieciach komórkowych, do których się łączył, strefach czasowych czy dostępnych sieciach wi-fi) oraz w jakie miejsca planował się wybrać (np. jakie lokalizacje wyszukiwał w aplikacjach służących do wyznaczania tras bądź służących do sprawdzania prognozy pogody).
