Administracja musi skręcić w cyfrową stronę

Sprawnie działająca administracja jest fundamentem nowoczesnego, efektywnego państwa. Ten wątek mocno wybrzmiewa w krajowej strategii cyfryzacji. Zakłada ona, że w 2035 r. 100 proc. podmiotów realizujących zadania publiczne będzie pracować w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami, a wszystkie sprawy prowadzone przez te podmioty będą mogły być załatwiane elektronicznie.

Polska goni UE

W którym miejscu jest Polska, jeśli chodzi o cyfryzację administracji? Według najnowszego raportu Komisji Europejskiej eGovernment Benchmark 2024, oceniającego cyfrowe usługi publiczne w Europie, nasz kraj uzyskał wynik 69 pkt. To o 7 pkt więcej niż w roku poprzednim. Polska została wymieniona w grupie kilku państw, które zrobiły największy cyfryzacyjny skok. W kilku kategoriach uzyskaliśmy więcej punktów niż średnia dla UE. Mowa o wsparciu użytkownika, przejrzystości projektowania usług oraz o eDokumentach. Polska znalazła się również w czołówce państw z największą poprawą ogólnych wyników w ujęciu czteroletnim (+14 pkt).

Ale jest też druga strona medalu. Biorąc pod uwagę cały ranking, do średniej UE (76 pkt) brakuje nam jeszcze 7 pkt. Są też obszary, w których wypadamy zdecydowanie gorzej niż inne kraje. To transgraniczna dostępność online czy transgraniczna identyfikacja elektroniczna.

Liderami pod względem cyfryzacji administracji w  Europie są Malta (97 pkt) i Estonia (92 pkt). Tuż za nimi uplasowały się Luksemburg (90 pkt) i Islandia (90 pkt). Bardzo dobrze wypadają też Finlandia (88 pkt), Litwa (86 pkt) i Dania (85 pkt).

Pożegnanie z gotówką

Postępująca cyfryzacja sprawia, że coraz więcej Polaków wybiera płatności bezgotówkowe. W biznesie i codziennym życiu są już normą. Na stałe zagościły też w urzędach. I mają być coraz istotniejsze. Według strategii cyfryzacji do 2035 r. 100 proc. jednostek administracji publicznej ma udostępniać e-płatności. Taka potrzeba mocno wybrzmiewa w badaniach. Nie powinno to dziwić, bo cyfrowe rozwiązania płatnicze ułatwiają i przyspieszają realizację wielu spraw urzędowych – zarówno stacjonarnie, jak i online.

Z zeszłorocznego raportu Fundacji Polska Bezgotówkowa wynika, że już sześciu na dziesięciu ankietowanych chce mieć możliwość wyboru bezgotówkowej metody płatności również w urzędzie. Warto odnotować, że to właśnie w sektorze publicznym odnotowano jeden z największych wzrostów popularności płatności bezgotówkowych. W samym 2023 r. liczba takich transakcji przekroczyła 8 mln, a ich wartość wyniosła 1,3 mld zł. Obrót w terminalach zainstalowanych w sektorze publicznym wzrósł w ujęciu rok do roku o prawie 29 proc.

Wyzwań nie brakuje

Żeby skutecznie rozwijać e-administrację, musi zostać spełnionych kilka kluczowych warunków. Potrzebne jest stabilne prawo, zapewnienie finansowania oraz edukacja i wzrost świadomości. Rząd deklaruje, że sytuacja będzie się poprawiać. Zgodnie ze strategią cyfryzacji w 2035 r. przynajmniej podstawowe kompetencje cyfrowe powinno mieć już 85 proc. obywateli.

Ważną częścią całego ekosystemu usług publicznych są samorządy.

– Cyfryzacja samorządów to coś więcej niż tylko wprowadzenie nowych systemów IT. To zmiana sposobu, w jaki administracja publiczna funkcjonuje, komunikuje się z mieszkańcami i zarządza swoimi procesami. To również kluczowy element cyfrowej transformacji Polski, który, choć często niedoceniany, ma ogromny wpływ na jakość życia obywateli i efektywność działania instytucji publicznych – podkreśla Magdalena Szmalec, dyrektor ds. biznesu w Market Planet. Dodaje, że cyfryzacja samorządów napotyka na wiele wyzwań, a jednym z największych jest nierówne tempo rozwoju pomiędzy różnymi jednostkami. Mniejsze gminy często mają ograniczone środki finansowe, niewystarczającą liczbę wykwalifikowanych pracowników i mniejsze doświadczenie w korzystaniu z nowoczesnych technologii. W efekcie ich procesy są bardziej podatne na błędy i mniej efektywne.

– W większych miastach wprowadzono już szereg innowacji: platformy do komunikacji z mieszkańcami, systemy zarządzania budżetem, procedurami publicznymi, elektroniczną dokumentacją czy e-usługi umożliwiające załatwienie wielu spraw urzędowych online. Mniejsze jednostki często jednak pozostają w tyle. Korzystają z przestarzałych systemów lub – co gorsza – z dokumentacji papierowej – mówi przedstawicielka Market Planet.

Dostępność cyfrowa to jedno z największych wyzwań w procesie cyfryzacji.