Biuro pozostanie sercem firmy, choć będziemy pracować nie tylko tam

Projektujący siedziby firm architekci nie mają wątpliwości, że wywołane pandemią zmiany na rynku pracy odbiją się na biurach. – Niektórzy wieszczą rewolucję – mówi Wojciech Witek, współwłaściciel Iliard Architecture & Interior Design. – Ja jednak uważam, że będą to raczej modyfikacje i usprawnienia dotyczące głównie procedur bezpieczeństwa.

Pandemia z dnia na dzień pozamykała pracowników w domach. – Przejście na tryb pracy zdalnej było możliwe tylko dzięki temu, że osoby, które pracują ze sobą w środowisku wirtualnym, wcześniej pracowały w tradycyjny sposób – uważa Wojciech Witek. – Miały możliwość zbudowania relacji, poznania i zrozumienia kultury firmy. Teraz czerpiemy z tych zasobów. Pozostanie wyłącznie przy pracy zdalnej może prowadzić do erozji tej kultury i osłabienia organizacji. Dlatego szukamy odpowiednich rozwiązań w aranżacji i organizacji biur.

Wiele osób będzie pracowało w systemie mieszanym: kilka dni w biurze, kilka poza nim. – Na pewno rozwiną się technologie podnoszące sprawność i jakość zdalnej komunikacji – ocenia architekt Iliarda. – Niewykluczone, że w każdej sali konferencyjnej będziemy wkrótce instalowali wiele ekranów, po jednym dla każdego zdalnego uczestnika spotkania. A w niedalekiej przyszłości możemy się spodziewać hologramów czy awatarów.

W nowym reżimie sanitarnym

Z biurowców na pewno nie znikną wspólne przestrzenie. – Nie wrócimy do pracy w gabinetach. Gdyby tak było, równie dobrze moglibyśmy w całości przekierować firmy na pracę zdalną – mówi Wojciech Witek.

Także Jakub Bladowski, prezes pracowni Roark Studio, podkreśla, że w każdej przestrzeni biurowej muszą być strefy, gdzie ludzie się spotykają, nawiązują relacje. – Tak buduje się zespół – tłumaczy.

Przy projektowaniu biurowych przestrzeni trzeba się teraz wykazać dużą kreatywnością, pamiętając o odpowiednich odległościach między ludźmi i reżimie sanitarnym. – Rozwijamy też wiedzę o projektowaniu zdrowych budynków, z ekologicznych materiałów, z naturalną wentylacją, zielenią we wnętrzach – opowiada Jakub Bladowski. – Już na etapie projektowania i planowania powierzchni do integracji oraz wypoczynku badamy nasłonecznienie pomieszczeń.

Zdaniem Jakuba Bladowskiego kryzys tylko przyspieszy zmiany, na które w normalnych warunkach czekalibyśmy kilkanaście lat. – Już od kilku lat było widoczne stopniowe odchodzenie od powierzchni open space. Pojawiały się rozwiązania mieszane, z bardziej lub mniej zamkniętymi przestrzeniami. Część firm pewnie spróbuje wrócić do układu gabinetowego. – Zwiększy się też średnia powierzchnia przypadająca na jednego pracownika. Dziś jest to 7 mkw., a może być 10–15 mkw. – przewiduje Piotr Smagała, dyrektor zarządzający platformą REDD.

Burza mózgów i spotkania

Stopniowego odchodzenia od open space na rzecz wydzielonych, choć niekoniecznie całkiem zamkniętych, przestrzeni spodziewa się także Danuta Barańska, dyrektor kreatywna Tétris. – Nie sądzę jednak, byśmy wszyscy nagle mieli wyjść z open space do gabinetów – zastrzega. – W naszych projektach pojawi się więcej estetycznych wygrodzeń, np. z wykorzystaniem roślinności. Praca zdalna na większą skalę sprawi też, że będzie więcej rotujących stanowisk zamiast biurek przypisanych do konkretnych osób.

Danuta Barańska zwraca też uwagę na łatwe do rekonfiguracji systemy mebli i na wielofunkcyjne, przestawne obszary biura, czyli pivot spaces. Stają się one kluczową cechą miejsca pracy nowego typu. Siedziba firmy będzie bardziej miejscem burzy mózgów, spotkań i pracy zespołowej. Funkcja stanowisk indywidualnych zostanie rzecz jasna zachowana. – Biura wciąż będą sercem firm, dając możliwość wymiany opinii, wspólnej pracy, integracji i interakcji społecznych – mówi dyrektor kreatywna Tétris.

Na zmiany w projektowaniu miejsc pracy zwracają również uwagę przedstawiciele biurowych kompleksów. Artur Kuczyński, dyrektor działu aranżacji Olivii Business Centre, ocenia, że dziś najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie komfortowych i bezpiecznych stref dla małych zespołów, z zachowaniem odpowiednich odległości. – Idealne są autonomiczne obszary, gdzie znajdują się zarówno stanowiska pracy, jak i pomieszczenia na krótkie spotkania w niewielkim gronie czy na telekonferencje – mówi Artur Kuczyński.

Bardzo ważnym elementem jest też biofilic design: rośliny, materiały ekologiczne, materiały z recyklingu. – Chcemy jeszcze bardziej zacierać różnicę między klimatem domowym a biurem, żeby ci, którzy polubili home office, również w office znaleźli własne strefy home – twierdzi Artur Kuczyński.

Redukcja powierzchni

Reakcje najemców na pandemię są skrajnie różne. – Wiele firm, zwłaszcza polskich, działa tak jak przed pandemią. Część nie zmieniła prawie nic w sposobie użytkowania biur. Są nawet takie, które wykluczają pracę zdalną – przekonuje Maciej Kotarski, dyrektor działu komercjalizacji Olivii Business Centre. – Odwrotnie zachowała się część globalnych korporacji, które przeniosły pracowników do home office, co jest oczywiście zrozumiałe. Centra biurowe wprowadziły wiele zmian, dzięki którym biura są tak bezpieczne jak dom.

Przyszłością rynku biur może być połączenie tradycyjnego modelu z flexami, czyli powierzchniami elastycznymi, które można dobierać w zależności od potrzeb.

Zmiany w istniejących już biurowcach nie są jednak łatwe. – Wind nie przybędzie, wejście i wyjście zawsze pozostanie to samo. Zmienić się może zachowanie ludzi i podejście firm – tłumaczy Jerzy Węglarz, prezes firmy Biuro na Miarę. – Pracę można rozpoczynać o różnych porach, aby wyeliminować godziny szczytu. Można włączyć do komunikacji klatki schodowe, czy zainstalować kamery na podczerwień wyłapujące chore osoby. Przyda się to nie tylko na wypadek koronawirusa, ale też grypy i innych chorób.

Można też zastosować lepiej zmywalne materiały, oznakowania, przegrody. Można postawić na większe odległości. – Firmę musi być jednak na to stać. Biuro to jeden z większych kosztów prowadzenia biznesu. Zmniejszenie zagęszczenia przełoży się bezpośrednio na wzrost wydatków na biuro w przeliczeniu na jednego pracownika – zauważa szef Biura na Miarę.

Można się też zastanawiać nad sensem zamykania pracowników w gabinetach, które są zresztą droższe w budowie niż open space. – Ludzie i tak będą rozmawiać ze sobą na korytarzu, przy recepcji, w kuchni. I będą korzystać z tych samych toalet – mówi Jerzy Węglarz.

Zwiększenie odległości między biurkami może więc być pozornym zabiegiem, skoro pracownicy i tak spotykają się np. przy posiłku.

Oczywiście, obecność w biurze nie każdemu i nie zawsze jest potrzebna. – I to będzie tworzyć, przynajmniej w najbliższym czasie, nową rzeczywistość i zapotrzebowanie na biura – ocenia Jerzy Węglarz. – Nie zmieni się główna rola biura. Nadal będzie to miejsce, gdzie rodzą się pomysły, gdzie przekazuje się tajemnice. Nie każdemu też pasują spotkania online, choćby ze względu na domowników, potrzebę zachowania prywatności. Ci, którzy nie chcą pracować w zagęszczonym biurze, a nie mają warunków w domu, będą prawdopodobnie szukać lokalnych miejsc, np. kawiarni czy coworkingów blisko domu, gdzie można dotrzeć pieszo lub rowerem. Być może duże firmy również zdecydują się na mniej zagęszczone lokalne oddziały satelitarne dla kilkunastu–kilkudziesięciu osób.

Wiele biur wciąż świeci pustkami. Część firm próbuje negocjować umowy. Niektóre starają się podnajmować niepotrzebną już powierzchnię.

Z analiz Biura na Miarę wynika, że na zmiany najszybciej zareagowały mikro- i małe firmy, które zredukowały zapotrzebowanie na biura. – Średnie firmy jeszcze się przyglądają i reorganizują – zauważa Jerzy Węglarz. Większość dużych firm zmian na razie nie wprowadza.

– Jest oczywiście wielu przegranych, których biznesy nie przetrwały. Ich powierzchnie stoją puste, trafiły do ofert podnajmu lub cesji – mówi Jerzy Węglarz.

Z danych REDD wynika, że wolne powierzchnie czekają na najemców aż 289 dni (stan na 16 lipca), o 42 dni dłużej niż na początku kwietnia. Dlatego, jak przewiduje Piotr Smagała, część nowych inwestycji zostanie odłożona. – Już budowane biurowce będą dokończone. Obawy, że nie znajdą najemców, są nieuzasadnione. Część ma już komplet – zauważa Piotr Smagała.