Materiał powstał we współpracy z firmą ArchiDoc
Choć jeszcze dekadę temu dokumenty papierowe były standardem, dziś stanowią organizacyjną i kosztową barierą wzrostu. Przedsiębiorstwa spostrzegły to kilka lat temu i zaczęły wdrażać systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Dziś to one są standardem. Dokumenty nie giną, automatyczne alerty przypominają o ważnych terminach, a przyspieszenie pracy i spadek kosztów sięga kilkudziesięciu procent. Lista zalet jest długa.
Roboty to nie imitacje ludzi, a informatyczne aplikacje
Od niedawna widać inny trend: robotyzację procesów biznesowych. Współczesne roboty to nie metalowe maszyny imitujące ludzi, ale inteligentne aplikacje informatyczne, które potrafią wykonywać pracę setek osób zatrudnionych w back-office. Nazywają się RPA (Robotic Process Automation) i są obecne prawie w każdej dziedzinie biznesu. Zajmują się m.in. automatycznym skanowaniem, odczytywaniem pisma, likwidacją szkód komunikacyjnych i rozpatrywaniem wniosków, przenoszeniem informacji do baz danych, adresowaniem kopert, wysyłaniem wiadomości email itp. Między innymi takie działania realizują w ramach projektu obsługi mandatów powierzonego przez jedną z czołowych firm leasingowych spółce outsourcingowej ArchiDoc, z grupy OASIS. Zespół rozwoju technologii ArchiDoc zbudował roboty, które same potrafią przeprocesować kilkadziesiąt wzorów mandatów drogowych z 18 krajów w Europie, z uwzględnieniem różnych instytucji, które je wystawiają, i różnic w sposobach postępowania. Z robotów do obsługi dokumentacji korzystają także m.in. operatorzy telekomunikacyjni, ubezpieczyciele, firmy logistyczne i kurierskie i wiele innych.
Silnik hybrydowy dzięki BPO
Mimo to papier trzyma się mocno. - Jesteśmy przyzwyczajeni do dokumentów analogowych i z papierem nie tak łatwo nam się rozstać. Poza tym rezygnacja tradycyjnych dokumentów nie jest w pełni możliwa bez narażania się na sankcje prawne lub utratę klientów. Dlatego warto wdrażać modele hybrydowe: łączące stare z nowym – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc, OASIS Group, firmy wyspecjalizowanej w zarządzaniu dokumentami i usługach dla biznesu.
Trudno jednak inwestować w optymalizację obiegów papierowych a równocześnie budować roboty. Wyjść z klinczu pomagają wyspecjalizowane firmy zewnętrzne z obszaru usług dla biznesu lub BPO. Zajmą się budową napędów hybrydowych dla organizacji i/lub zapewnią obsługę w obszarze dokumentów papierowych lub elektronicznych, pozwalając na kontrolowane przejście przez okres rewolucji cyfrowej. O tym także wiedzą firmy i na szeroką skalę korzystają ze wsparcia firm outsourcingowych. Nic dziwnego, że sektor ten tak dynamicznie się rozwija – z raportu ABSL wynika, że w zeszłym roku wzrost wyniósł prawie 4 proc.
