Istotą RODO jest zapewnienie mechanizmów ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i stworzenie ram ułatwiających swobodny przepływ tych danych. Funkcjonalne podejście do rozporządzenia nakazuje stosować przewidziane w nim mechanizmy tam, gdzie służyć one będą realizacji celów tej regulacji, czyli ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych. Potrzeba ochrony zakłada zaś istnienie stanu zagrożenia. Zadaniem administratora jest prawidłowa identyfikacja sytuacji, które stanowić mogą ryzyko dla praw i wolności osób, których dane przetwarza i podjęcie właściwych działań zapobiegawczych.