Koszty druku: wyższe niż myślisz

Aby obniżyć koszty druku nie wystarczy sama wymiana urządzeń na bardziej wydajne. Obecnie firmy sięgają po nowoczesne programowanie, by zbudować przemyślany system środowiska druku. Jednak pierwszym krokiem powinno być precyzyjne ustalenie kosztów wydruku.

Szacuje się, że koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów (nie tylko koszty druku) pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. Według firmy analitycznej Gartner kompletna optymalizacja procesu druku pozwala osiągnąć oszczędności nawet do 30 proc.

Zaledwie jedna na dziesięć firm zna i precyzyjnie monitoruje koszty druku. Tymczasem pierwszym krokiem do stworzenia optymalnego systemu wydruku dokumentów w firmie jest uzmysłowienie sobie istniejącego problemu i poważne potraktowanie sprawy. Niestety, w większości organizacji koszty wydruku są analizowane głównie przez pryzmat kosztów zakupu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. To błąd, ponieważ zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego stanowi zaledwie od 5 do 15 proc. całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją.

Audyt określi koszty

Określenie kosztów druku w firmie lub urzędzie powinno się rozpocząć od przeprowadzenia profesjonalnego audytu druku. Stopień jego komplikacji zależy od wielkości organizacji i jej rozproszenia – im więcej oddziałów terenowych (np. sklepów na terenie całego kraju), tym trudniejsze jest to zadanie. Eksperci Arcusa przeprowadzają audyt druku dla firm różnej wielkości.

Podstawowy poziom audytu polega na zebraniu informacji o drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych – ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii.

W małych organizacjach, w których np. kilkanaście osób pracuje w jednym biurze, już na tym poziomie można uzyskać duże oszczędności, przeważnie redukując liczbę urządzeń na rzecz wydajnej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego.

Podczas szczegółowego audytu druku określa się m.in. specyfikę prac, do których wykorzystywane są drukarki i urządzenia wielofunkcyjne. Pozwala to stwierdzić, czy urządzenie jest właściwie wykorzystywane. Badanie wykazuje też, kto i w jaki sposób używa maszyn, czyli ile i jakim kosztem drukują poszczególni pracownicy.

– Rzetelnie przeprowadzony audyt powinien zawierać nie tylko rekomendacje dotyczące obniżenia kosztów druku i lepszego wykorzystania posiadanych urządzeń, ale również wskazówki, jak usprawnić organizację pracy biura – wyjaśnia Łukasz Rumowski z Arcusa.

W wielu przypadkach w wyniku przeprowadzonego audytu okazuje się, że w biurach pracują przestarzałe maszyny, których serwis i eksploatacja dużo kosztuje. Powodem są drogie materiały eksploatacyjne i częste awarie. Często też urządzenia są niedostosowane do potrzeb firmy.

– Przykładem błędnego wykorzystania drukarki jest m.in. udostępnianie możliwości druku kolorowego, który jest droższy, wszystkim pracownikom, bez względu na ich potrzeby – mówi Łukasz Rumowski.

Innym przykładem mnożenia niepotrzebnych kosztów są różne urządzenia pochodzące od różnych producentów. Efektem jest konieczność magazynowania dużych ilości części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych. Taka sytuacja wymusza także zawieranie umów z różnymi firmami serwisowymi, co nie pozostaje bez wpływu na koszty druku.

Dzięki oprogramowaniu

System zarządzania drukiem pozwala ograniczyć koszty druku. Oprogramowanie to pozwala m.in. na zdalne zarządzanie drukarkami, aktualizację sterowników drukarek, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów z podziałem na użytkownika, departamenty, działy czy projekty. Zdalna kontrola urządzeń umożliwia podjęcie działań jeszcze przed identyfikacją problemu przez użytkownika.

– Systemy pozwalają również na określenie obiegu dokumentów oraz wpływają na podwyższenie bezpieczeństwa przy ich przetwarzaniu, np. wydruk bezpieczny – wyjaśnia Łukasz Rumowski.

– W skład systemów druku wchodzą rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych – maszyna obsługująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy pracownik zlecający zadanie uwierzytelni się.

Zdaniem eksperta wprowadzenie autoryzacji użytkowników ma wpływ nie tylko na bezpieczeństwo poufności danych, ale również na obniżenie kosztów druku.

– Konieczność osobistej autoryzacji wydruków sprawia, że pracownicy nie zapominają o skierowanych na drukarki dokumentach. Jeśli się pomylą, coś zmieniają i wprowadzą poprawki, rezygnują z poprzedniej kopii przed jej wydrukowaniem. Kolejne rozwiązania systemowe służą do archiwizacji danych – dodaje Łukasz Rumowski.

Tego typu systemy zarządzania drukiem dają firmie wiele korzyści. Umożliwiają m.in. odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom, określenie limitów wydruków dla danego działu w firmie lub indywidualnego użytkownika albo możliwość druku kolorowego lub A3. Miesięczne raporty wykażą, kiedy i jaką liczbę kopii wydrukowała dana osoba. 

– Sama świadomość istnienia systemu monitorującego wywiera wpływ na pracowników, którzy starają się ograniczać liczbę wydruków do niezbędnego minimum. Im większa firma, tym większe są uzyskiwane dzięki temu oszczędności – przekonuje Rumowski.

Ważne pojęcia

Bęben ceramiczny – element drukarki laserowej, który ma za zadanie przenosić wydruk na papier. Jest to jeden z kluczowych elementów, od którego działania zależy sprawność i trwałość drukarki. Firma Kyocera posiada opatentowaną unikalną technologię produkcji bębnów ceramicznych, które są bardzo trwałe – w zależności od modelu firma gwarantuje sprawne działanie tego elementu nawet do momentu wydruku 500 tys. arkuszy.

Drukarka laserowa – rodzaj drukarki, która w procesie drukowania wykorzystuje światło lasera lub w najnowszych modelach diody LED, w celu naelektryzowania bębna światłoczułego w taki sposób, aby naniósł odpowiednią ilość tonera z zasobnika na drukowaną powierzchnię. Naniesiony toner po utrwaleniu w podwyższonej temperaturze tworzy wydruk.

MFP – MFP (Multi Function Product, Multi Function Printer), czyli urządzenie wielofunkcyjne, dawniej kopiarka, kombajn, ksero (pisane często jako xero – od nazwy producenta, czyli Xeroxa) lub kserokopiarka. W ten sposób określone jest urządzenie, które łączy w sobie różne funkcje i umożliwia drukowanie, kopiowanie, skanowanie czy faksowanie, czyli jest połączeniem drukarki i np. skanera, kopiarki i faksu.

Urządzenie wielofunkcyjne – patrz: MFP.

Wydruk podążający (wydruk bezpieczny) – funkcja, którą posiadają nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne w połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem. Dzięki tej funkcji użytkownik wysyłając dokumenty do druku nie wybiera konkretnego urządzenia, ale podchodzi do niego i po dokonaniu procesu autoryzacji rozpoczyna się proces wydruku. Zwiększa to bezpieczeństwo danych i ułatwia zarządzanie obciążeniem poszczególnych urządzeń pracą.

Wydruk bezpośredni – funkcja umożliwiająca wydruk plików z komputera bez potrzeby uprzedniego otwierania aplikacji lub bezpośrednio z pamięci USB typu Flash (Pendrive).

Wydruk bezpieczny – funkcja, która umożliwia zachowanie poufności dokumentów poprzez autoryzację użytkownika przy drukarce. Dzięki temu drukowane dokumenty może odebrać tylko osoba, która wysłała je do druku.

Automatyczny podajnik dokumentów – dzięki niemu skanowanie dokumentów jest o wiele prostsze. Urządzenie samo pobiera kartki do skanowania. Jeżeli jest to podajnik jednoprzebiegowy, jednocześnie skanowane są obie strony kartki.

Finiszer – dawniej nazywany sorterem, to do niego trafiają gotowe wydruki. Posiada większą pojemność niż standardowa taca do odbioru wydruków (500 zamiast 250 arkuszy). W zależności od modelu może być wyposażony w zszywacz wielopozycyjny lub dziurkacz

Jednostka centralna – w niej mieszczą się główne elementy urządzenia wielofunkcyjnego i do niej dołącza się opcjonalne akcesoria