Kryteria wyboru, tak jak w przypadku obszaru drukowania, nie ograniczają się wyłącznie do ceny, ale również do kosztów późniejszego użytkowania. Wydatek na drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne stanowi tylko od kilku do kilkunastu procent kosztów eksploatacji. Dodatkowo ważne jest nowoczesne oprogramowanie, adekwatne dla specyfiki organizacji. Podejmując decyzje o ilości urządzeń, modelach czy aplikacjach wspierających procesy drukowania, menedżerowie coraz częściej decydują się na przeprowadzenie audytu .
Znając realne potrzeby danej organizacji i decydując się na wybór modeli drukarek czy urządzeń wielofunkcyjnych , pozostaje wdrożyć system zarządzania drukiem. Optymalne oprogramowanie daje paletę nowych możliwości, dzięki czemu wydruk staje się wygodny i szybki, bezbłędny i tani.
Nowoczesne oprogramowanie pozwala na precyzyjne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów, na ich identyfikację z poszczególnymi użytkownikami, projektami czy jednostkami organizacyjnymi. Pomaga również w zdefiniowaniu obiegu dokumentów i podwyższeniu bezpieczeństwa poufności danych w trakcie ich przetwarzania. Ważna też jest możliwość zdalnego zarządzania drukarkami i stały nadzór nad sprzętem. Monitoring infrastruktury zapewnia komfort użytkowania systemu druku, a ewentualne problemy związane z jego eksploatacją są identyfikowane i naprawiane od razu po ich wykryciu. – Ciekawym rozwiązaniem jest osobista autoryzacja wydruku. Maszyna wydrukuje przesłany dokument po uwierzytelnieniu zadania przez pracownika. To prosta metoda na oszczędności. Materiały nie będą przypadkowo wysyłane do druku, a te z nich, na których naniesiono zmiany w treści, nie zostaną wydrukowane – wyjaśnia Łukasz Rumowski.
Stały monitoring drukarek sprawia, że pracownicy nie klikają pochopnie w ikonkę „Drukuj”. Dwa razy się zastanowią, czy wydrukować cały, liczący 30 stron dokument, gdy do pracy potrzebują tylko jego część. Raczej nie zdecydują się też na drukowanie materiałów pt. „Praca magisterska”. Liczba drukowanych dokumentów w efekcie zostaje ograniczona, wręcz do niezbędnego minimum. Pomogą w tym takie rozwiązania w ramach systemów zarządzania drukiem jak określenie grupy pracowników, którzy mogą drukować w kolorze albo w formacie A3, czy przydzielenie limitów dla każdego z użytkowników.
