Nie jest również czasochłonny, a zmiana nie ingeruje głęboko w utarte zwyczaje pracowników. Aby tak się stało, niezbędny jest audyt, który pozwoli realnie określić koszty druku w firmie czy urzędzie. Jego zakres zależy od wielkości i skali rozproszenia organizacji. Nie wszyscy mają jedną, dwie czy trzy siedziby. Im więcej oddziałów czy sklepów rozsianych na terenie kraju, tym prace związane z audytem stają się bardziej wymagające.
– Eksperci Arcusa sprawnie przeprowadzają audyty niezależnie od wielkości organizacji. W ich efekcie przedstawiane są rekomendacje dotyczące zarówno obniżenia kosztów druku, jak i efektywniejszego wykorzystania posiadanych przez klienta urządzeń oraz sugestie usprawnienia w organizacji biura w tym zakresie – tłumaczy Łukasz Rumowski z Arcusa.
W ramach audytu zbierane są informacje na temat wykorzystywanych dotychczas drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Analizowane jest obciążenie, zużywane materiały eksploatacyjne i stan techniczny. Ten podstawowy poziom audytu nawet w przypadku mniejszych biur, gdzie pracuje około 10-20 osób, pozwala na znaczące oszczędności. Wystarczy zainstalowanie jednej wydajnej drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego zamiast eksploatowania kilku maszyn, mających często wiele lat i generujących duże koszty eksploatacji.
