Selekcja informacji, czyli jak precyzyjnie zaczytać z dokumentu interesujące dane, sprawdzić je i odpowiednio wykorzystać.
Każda organizacja, niezależnie od jej formy prawnej, codziennie otrzymuje wiele różnych typów dokumentów. W firmach są to na przykład faktury kosztowe, zapytania ofertowe, pisma urzędowe, a w instytucjach np. samorządach liczne wnioski czy podania. Niezależnie od rodzaju dokumentu, jego istotę stanowi treść często wykorzystywana przy redagowaniu odpowiedzi, uzupełnieniu formularza w kancelaryjnych zbiorach danych, czy w innych systemach informatycznych.
Kiedy firma otrzymuje dokument faktury kosztowej, trafia on do sekretariatu i tam jest rejestrowany. Są na nim dane, takie jak numer faktury, data wystawienia, termin płatności, wartości: netto,VAT i brutto. Informacje muszą być sprawdzone i wprowadzone do systemu finansowo-księgowego. Czynność ręcznego wprowadzania danych szybko staje się nużąca i nieefektywna, a w dodatku dość kosztowna. Szacunkowy koszt wprowadzenia jednej faktury przez pracownika to 70 groszy, kiedy w przypadku skorzystania z rozwiązań informatycznych jest o trzy razy mniej.
Produkowany przez Docusoft z grupy Arcus Fakturomat to narzędzie do zaczytywania, interpretowania oraz sprawdzania danych z obrazów faktur. Wykorzystując silnik OCR ABBYY FineReader, skutecznie zamienia obrazy faktur na dane. Proces rejestracji staje się prosty i szybki. Dokumenty są umieszczane na podajniku skanera i zaczytywane po jego uruchomieniu. Kompletne i sprawdzone dane zostają przekazane do systemu finansowo-księgowego.
Firma, która miesięcznie rejestruje 1000 faktur, może zaoszczędzić nawet 500 złotych. – Ciekawymi wdrożeniami fakturomatu są instalacje w sieciach handlowych – tłumaczy Andrzej Nycz – gdzie Fakturomat wykorzystywany jest do identyfikacji niezgodności w dostawach towarów. System zaczytuje faktury towarowe wraz z pozycjami i porównuje je z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Wynikiem działania systemu jest między innymi tabela różnic pozycji zamówienia, dokumentu PZ i faktury.
