Wydatki na KSeF w kosztach firmy, choćby się zmarnowały

Przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach nakłady na systemy informatyczne. Nawet jeśli część się zmarnowała.

Publikacja: 23.07.2024 04:30

Wydatki na KSeF w kosztach firmy, choćby się zmarnowały

Foto: Adobe Stock

Ciągle trwają prace nad Krajowym Systemem e-Faktur. Ostatnie spotkanie konsultacyjne odbyło się w czwartek 18 lipca i Ministerstwo Finansów zapowiedziało po nim szereg kolejnych zmian.

– To problem dla firm. Wiele z nich sporo już zainwestowało w dostosowanie swoich systemów informatycznych, tymczasem KSeF ciągle się zmienia. I ponoszą kolejne wydatki. Niestety, część tych wcześniejszych może się zmarnować – mówi Aleksandra Kalinowska, doradca podatkowy, partner w kancelarii Andersen Tax & Legal.

Czy takie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? – Dostosowanie systemów informatycznych do wymogów KSeF to ustawowy obowiązek. Nie ma więc wątpliwości, że poniesione w tym celu wydatki są podatkowym kosztem. Dotyczy to także nakładów na rozwiązania informatyczne, które z powodu zmieniających się koncepcji systemu poszły do kosza – tłumaczy Aleksandra Kalinowska.

Czy fiskus się na to zgodzi? Powinien. Świadczy o tym niedawna interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. – Nie chodziło w niej wprawdzie o wydatki związane z KSeF, ale zasady rozliczania wydatków na systemy informatyczne są takie same – mówi Aleksandra Kalinowska.

Projekt do kosza

Interpretacja dotyczy spółki z o.o., która jest częścią podatkowej grupy kapitałowej. Zajmuje się usługami księgowymi i kadrowymi, tworzy też różne rozwiązania informatyczne. Poniosła szereg wydatków na jeden z projektów na potrzeby spółek z grupy. Między innymi na wynagrodzenia firm tworzących poszczególne systemy IT, zakup licencji oraz subskrypcji, nabycie usług doradczych. Projekt informatyczny okazał się jednak nieprzydatny, ponieważ zmienił się model funkcjonowania grupy. Spółki dołączyły do innej grupy kapitałowej, w której jest oddzielny podmiot odpowiadający za udostępnianie systemów IT. Wewnętrzny audyt projektu wykazał, że jego kontynuacja jest bezcelowa, i spółka zdecydowała (a konkretnie jej zarząd podjął uchwałę) o zaniechaniu prac.

Co z poniesionymi wydatkami? Czy można je rozliczyć w podatkowych kosztach? Spółka twierdzi, że tak. Argumentuje, że wydatki mają związek z jej działalnością. Systemy informatyczne miały bowiem być udostępnianie innym podmiotom z grupy. Spółka wskazuje, że decyzja o zaprzestaniu prac została podjęta w wyniku niezależnych od niej okoliczności biznesowych. Podkreśla też, że wydatki są dobrze udokumentowane – fakturami, korespondencją z dostawcami, raportami z analiz informatycznych.

Związek z działalnością

Co na to fiskus? Przyznał, że wydatki na tworzenie rozwiązań informatycznych są racjonalnie uzasadnione i związane z działalnością. Można je więc zaliczyć do kosztów. Podkreślił też, że takie wydatki rozliczamy na ogólnych zasadach. Nie ma do nich zastosowania przepis mówiący o zaniechanych inwestycjach (dotyczy bowiem środków trwałych w budowie, a nie nakładów na nieukończone systemy).

W którym momencie można naliczyć podatkowe koszty? W dacie ich poniesienia, czyli w dniu, w którym koszty zostały ujęte w księgach rachunkowych na podstawie uchwały zarządu o trwałym zaniechaniu prac – uznał fiskus.

Skarbówka potwierdziła też, że warunkiem rozliczenia kosztów nie jest fizyczna likwidacja związanej z projektem dokumentacji (interpretacja nr 0114-KDIP2-1.4010.314. 2024.1.MR1).

– Jak więc widać, fiskusowi nie przeszkadza to, że przygotowywane rozwiązania informatyczne nie zostały ostatecznie wykorzystane w firmie. Skarbówka potwierdziła, że nie wyklucza to rozliczenia kosztów. Podobnie powinno być z niewykorzystanymi nakładami na KSeF – podsumowuje Aleksandra Kalinowska.

Ministerstwo Finansów zmienia system KSeF

KSeF to centralna baza, w której przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury. Miał obowiązywać już od 1 lipca 2024 r., ale rząd podjął decyzję o przesunięciu go na 2026 r. Zgodnie z obecnym harmonogramem KSeF będzie obowiązkowy:

– 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,

– 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Po ostatnich konsultacjach, które odbyły się 18 lipca, Ministerstwo Finansów zapowiedziało szereg zmian, choćby modyfikację struktury logicznej e-faktury, m.in. w zakresie zasad wskazywania terminu płatności. Zaproponowało też wprowadzenie możliwości przesyłania załączników do faktur. Miałoby to dotyczyć branż wystawiających faktury o złożonym zakresie danych. Na spotkaniu potwierdzono też możliwość wystawiania faktur do 450 zł poza KSeF oraz stosowania trybu offline w okresie przejściowym. Potwierdzono również zasadność odroczenia kar za niestosowanie KSeF.

Ciągle trwają prace nad Krajowym Systemem e-Faktur. Ostatnie spotkanie konsultacyjne odbyło się w czwartek 18 lipca i Ministerstwo Finansów zapowiedziało po nim szereg kolejnych zmian.

– To problem dla firm. Wiele z nich sporo już zainwestowało w dostosowanie swoich systemów informatycznych, tymczasem KSeF ciągle się zmienia. I ponoszą kolejne wydatki. Niestety, część tych wcześniejszych może się zmarnować – mówi Aleksandra Kalinowska, doradca podatkowy, partner w kancelarii Andersen Tax & Legal.

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Myśliwi kontra właściciele gruntów. Rząd chce chronić prawo własności
Podatki
Zapowiada się kolorowa jesień w podatkach. Wiemy, co planuje rząd Tuska
Praca, Emerytury i renty
Dodatek do emerytury. Wielu seniorów nie wie, że ma do niego prawo
Edukacja i wychowanie
Resort edukacji przygotowuje szkoły na upały. Będą nowe przepisy
Materiał Promocyjny
Aż 7,2% na koncie oszczędnościowym w Citi Handlowy
Sądy i trybunały
Czas na reformę. Rząd odkrywa karty w sprawie Sądu Najwyższego i neosędziów
Materiał Promocyjny
Najpopularniejszy model hiszpańskiej marki