Fundusze unijne: co należy uwzględnić ustalając wartość zamówienia

Obowiązek upublicznienia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia dofinansowanego z funduszy unijnych funkcjonuje od początku tej perspektywy (czyli od 2014). Od stycznia tego roku obowiązek publikacji ogłoszeń dotyczy nie tylko beneficjentów (po podpisaniu umowy) ale i wnioskodawców, o ile przed podpisaniem umowy, na własne ryzyko rozpoczynają realizację projektu. Zmiana ta wynika z nowelizacji dwóch aktów: ustawy z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (dalej ustawy wdrożeniowej) oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej wytyczne dot. kwalifikowalności).

Nowelizacja ustawy wdrożeniowej i wytycznych dot. kwalifikowalności ujednoliciła zasady w całym kraju. Na podstawie art. 18 ust 2 ustawy z 7 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2017 r. poz. 1475) zniesiono wytyczne programowe (np. Wytyczne programowe w zakresie kwalifikowalności wydatków finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020). Teraz wytyczne np. do kwalifikowalności, wydaje tylko minister inwestycji i rozwoju.

Obowiązkowe upublicznienie

Upublicznienie ogłoszenia oznacza zamieszczenie ogłoszenia o planowanym zamówieniu w jednym z trzech miejsc:

- na swojej stronie internetowej,

- na ministerialnym portalu: bazakonkurencyjnosci.gov.pl albo

- w biuletynie zamówień publicznych lub unijnym biuletynie zamówień TED (Tenders Electronic Daily).

Miejsce publikacji zależy od tego jaką stosujemy procedurę zamówienia. Zgodnie z Wytycznymi do kwalifikowalności wydatków (pkt. 6.5) udzielanie zamówień na dostawy, usługi czy roboty budowalne w ramach projektów unijnych, dokonuje się z wykorzystaniem jednej z trzech procedur:

- Prawo zamówień publicznych – publikacja ogłoszenia w BZP lub unijnym TED

- zasada konkurencyjności – publikacja ogłoszenia w bazie konkurencyjności;

- rozeznanie rynku – publikacja ogłoszenia na swojej stronie internetowej.

O tym, gdzie należy umieścić ogłoszenie decyduje po pierwsze podmiotowość beneficjenta, czyli ustawowy obowiązek stosowania procedur wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp) przez beneficjentów, którzy zgodnie z art. 3 ustawy Pzp są zobowiązani do jej stosowania. Drugim, równie ważnym czynnikiem jest szacunkowa wartość zamówienia. Co to oznacza w praktyce?

Przykład

Beneficjentem jest organ administracji publicznej, tzw. zamawiający zobowiązany do stosowania ustawy Pzp. W budżecie projektu ma zaplanowaną kwotę na nadzór inwestorski w wysokości 25 tys. zł netto. Zgodnie z wytycznymi dot. kwalifikowalności jeśli wartość zamówienia wynosi od 20 tys. do 50 tys. netto łącznie, to stosujemy tzw. procedurę rozeznania rynku. Gdyby wartość zamówienia wyniosła 55 tys. netto, to ogłoszenie należałoby upublicznić w bazie konkurencyjności.

Pozornie zasada jest prosta i nie powinna przysparzać problemów, a tym bardziej generować korekt finansowych. A jednak tak prosto nie jest. Po pierwszej fali korekt finansowych związanych z brakiem kodów CPV w ogłoszeniach o zamówieniu, to właśnie niewłaściwe upublicznienie lub jego brak jest częstym powodem pomniejszania dofinansowania podczas weryfikacji projektów. Problem tkwi w szczególe, a dokładnie właściwym oszacowaniu wartości zamówienia.

Pamiętaj!

Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej.

Jak ustalić szacunkową wartość

Zgodnie z Wytycznymi szacowanie musi być dokonywane z należytą starannością. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień bez podatku od towarów i usług oraz dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu, co oznacza, że wszystkie wykonane czynności należy zapisać, najlepiej w formie protokołu z szacowania. Dla podmiotów, które w swojej codziennej działalności dokonują zakupów w ramach Pzp, zasady obowiązujące przy projektach unijnych – nie są niczym nowym (por art. 32-35 ustawy Pzp). Ale i w tutaj zdarzają się błędy, gdy projekt traktowany jest jako coś zupełnie odrębnego od pozostałych zamówień udzielanych w jednostce.

Ja poprawnie sumować wartość zamówień

Bardzo często popełnianym błędem jest niewłaściwe sumowanie wydatków. Według obowiązujących zasad, beneficjent powinien zsumować wartość zamówień w odniesieniu do danego projektu. Poprawnie oszacowany wydatek to taki który uwzględnia wszystkie zakupy w ramach projektu (w ramach tożsamych kategorii), a nie jego poszczególne etapy.

Uważna analiza ogłoszeń w bazie konkurencyjności czy na stronach beneficjentów wskazuje, że takie błędy popełniane są np. przy zakupie licencji, urządzeń biurowych czy dostaw materiałów do projektów badawczo-rozwojowych. Materialnym potwierdzeniem możliwości zastosowania ww. przesłanek, może być oferta (ważna), a tym bardziej wybór tego samego wykonawcy w ramach różnych, rozdrobnionych ogłoszeń.

Skutki błędnego oszacowania

Błędne oszacowanie wartości może skutkować zastosowaniem niewłaściwej procedury: np. rozeznania rynku i publikacją ogłoszenia o zamówieniu wyłącznie na stronie benenficjenta/wnioskodawcy, zamiast – zgodnie z zasadą konkurencyjności – upublicznienia ogłoszenia w bazie konkurencyjności.

Kolejnym skutkiem błędnego szacowania może być zastosowanie krótszego terminu na złożenie oferty, niż jest wymagany. W procedurze zasady konkurencyjności, termin na złożenie oferty wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług, a co najmniej 14 dni - w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp (w zamówieniach o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane i 209 000 euro w zamówieniach na dostawy i usługi – termin wynosi co najmniej 30 dni).

Kary finansowe

Niedopełnienie obowiązku upublicznienia zapytania ofertowego zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie projektu oraz podział zamówienia skutkujący niezastosowaniem wymogów związanych z publikacją zapytania ofertowego stanowi nieprawidłowość wskazaną w poz. nr 3 Taryfikatora stanowiącego załącznik do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 22 lutego 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień. I skutkuje ono korektą finansową w wysokości 100 proc. dofinansowania z możliwością obniżenia do 25 proc. O obniżeniu decyduje instytucja, z którą zawarliśmy umowę o dofinansowanie. Ale nawet przy jej dobrej woli, jeśli nie będzie to jedyny błąd - obniżać korekt nie wolno.

Pamiętaj!

Za naruszenie przez beneficjenta warunków i procedur postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określonych w Wytycznych, instytucje wdrażające projekt mogą nakładać korekty finansowe.

Groźba utraty choćby 25 proc. dofinansowania powinna być wystarczającą zachętą do tego, aby szacowanie przeprowadzić na możliwie najwcześniejszym etapie przygotowywania projektu np. konstruując budżet projektu i harmonogram realizacji zamówień publicznych. Etap realizacji projektu, po podpisaniu umowy o dofinansowanie, to najbardziej ryzykowny moment w którym najłatwiej o pomyłkę.

Ważny adres Ministerstwo Rozwoju uruchomiło specjalny adres poczty elektronicznej Pytania można kierować na adres: konkurencyjnosc@mr.gov.pl.

Katarzyna Dziuba-Kubicka , specjalista ds. pomocy publicznej i funduszy UE

Ustalenie wartości zamówienia

Zgodnie z Wytycznymi dot. kwalifikowalności (pkt. 6.5) beneficjent/ wnioskodawca ustalając wartość zamówienia musi wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

- usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,

- możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie oraz

- możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części."

Ważne przepisy

- Ustawa z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (DzU z 2017 r. poz.1460 ze zm.);

- Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2017r. poz. 1579.)

- Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 22 lutego 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień (DzU 2017, poz. 615)